La gestió de documents és una de les coses més importants de SharePoint. En els negocis, els documents solen evolucionar. Poden començar a OneDrive for Business i acabar al lloc de l’equip de l’organització. Els documents solen canviar d’ubicació, de manera que és fonamental conèixer els passos i passos dels documents en moviment en SharePoint.
com fer una captura de pantalla instantània sense que ho sàpiguen
Múltiples maneres de fer-ho
Tothom que ha treballat a SharePoint sap que hi ha moltes maneres d’aconseguir una tasca concreta. Moure documents no és una excepció. Si acabeu utilitzant File Explorer o Migration Tool, depèn de diversos factors, com ara el nombre de documents moguts, la importància de la retenció de l’historial de versions, les metadades i molt més.
1. Explorador de fitxers
Per moure un document mitjançant File Explorer, obriu les biblioteques de documents de destinació i d’origen (no importa si es tracta del mateix lloc). Seleccioneu Explorador de fitxers al menú desplegable. Això obre una vista exploradora per a cadascuna de les biblioteques. Utilitzeu arrossega i deixa anar per moure elements entre les dues vistes de l'explorador.
Podeu moure carpetes i fitxers i conservar tipus de contingut si tant la ubicació d'origen com la de destinació tenen definits tipus de contingut. Aquest mètode també conserva metadades personalitzades si la ubicació d'origen i la de destinació es defineixen mitjançant les mateixes metadades.
Tot i això, el procés és manual i és més una còpia que un moviment, cosa que significa que heu de suprimir els elements font després de moure’ls. No conserva l’historial de versions ni les propietats creades, creades, modificades i modificades.
2. Mou a / Copia a
Encara que és útil i senzill, el Moure's cap a i Copia a les ordres només estan disponibles a SharePoint Online. Aquesta opció us permet moure documents des de OneDrive for Business o SharePoint a una destinació de SharePoint o OneDrive. Seleccioneu el fitxer i feu clic a qualsevol de les dues ordres. El Moure's cap a L'opció mourà el document amb metadades i protecció de l'historial de versions a una carpeta diferent de la mateixa biblioteca, a una altra biblioteca o a un lloc diferent.
Aquest mètode és perfecte per als usuaris finals, ja que és senzill i senzill. Permet copiar i moure fitxers i carpetes. El millor és que conserva tipus de contingut, historial de versions de metadades personalitzades,iles propietats creades, creades, modificades i modificades. El Copia manar, però, només conserva la versió més recent: el principal inconvenient és, òbviament, el fet que aquest mètode és exclusiu de SharePoint Online.
3. Gestionar el contingut i l'estructura
Si activeu la funció d’infraestructura de publicació del SharePoint Server, podreu veure un enllaç Gestiona el contingut i l’estructura quan navegueu a Administració del lloc . Mitjançant aquesta funció, podeu moure / copiar documents. Aquest és un dels millors hacks que us ajudaran a moure diversos documents simultàniament mentre conserveu l'historial de versions, creat, creat per, modificat i modificat per propietats. El tipus de contingut i les metadades també es conserven mitjançant aquest mètode.
Tot i això, haureu d’activar la funció de publicació. Tot i això, no podreu moure diverses carpetes. Potser la desavantatge més gran d’aquest mètode és que heu de ser propietari del lloc per utilitzar-lo. Ah, i només funciona en un sol lloc.
4. Organitzador de contingut
Simplement activeu la funció Organitzador de contingut i, a continuació, seleccioneu les regles d’encaminament que vulgueu utilitzar i poseu el document que voleu moure a la biblioteca desplegable. Aquest mètode també us permet moure documents a qualsevol altre lloc. Es triga un temps a configurar-se, però només cal fer-ho una vegada. També conserva els tipus de contingut i les metadades personalitzades.
Tot i que no conserva l’historial de versions i requereix un administrador, té una funció útil que us permet enrutar el document a una carpeta.
5. Eina de migració de SharePoint
Microsoft sap que moure documents a SharePoint pot ser una mica complicat. És per això que l’empresa va arribar a la gratuïtat Eina de migració de SharePoint . Aquesta eina gestiona des de migracions petites fins a grans, que poden incloure fitxers, carpetes i fins i tot llistes del vostre lloc de SharePoint. Els elements es mouen a OneDrive o SharePoint.
L’avantatge més aparent d’aquest mètode és la capacitat de l’eina per gestionar grans migracions. També és molt personalitzable i conserva l’historial de versions. Tot i això, no és compatible amb les versions de SharePoint abans del 2013. En canvi, alguns productes de migració de tercers són molt més personalitzables.
6. Productes de tercers
La majoria de productes de migració de documents de tercers de qualitat no són gratuïts, però solen tenir un rendiment fantàstic, sobretot per a migracions a gran escala. Solen ser escalables i altament personalitzables. La majoria d'aquests productes poden retenir-ho tot, inclosos els tipus de contingut, les metadades, totes les propietats i l'historial de versions.
D’altra banda, aquest mètode costa diners. Quan tingueu en compte el fet que pagueu per una eina que us ajudarà a moure documents, us preguntareu per què el SharePoint no inclou una opció fàcil d’utilitzar. Un altre inconvenient aquí és que els productes de tercers requereixen un administrador per configurar-los i executar-los.
7. Solució personalitzada
Finalment, podeu codificar la vostra solució personalitzada mitjançant diverses tècniques, com ara l'API REST. L’usuari final no ha d’encaminar res, podeu personalitzar tot el que vulgueu i assegurar-vos que tot es conserva als documents. D’altra banda, heu de ser capaç de codificar i dedicar un temps a escriure i mantenir el codi, cosa que pot resultar especialment complicat en el moment de les actualitzacions del producte.
Trieu el vostre mètode
Hi ha encara més mètodes per moure documents a SharePoint, però haurien de cobrir la majoria de les vostres necessitats. Penseu en primer lloc en què necessiteu i aviat sabreu exactament quin mètode heu d’utilitzar per a cadascun.
Quin d'aquests mètodes preferiu? N’heu utilitzat més d’un? Discuteix.
