Qualsevol persona que treballi en equip sap que la col·laboració és un element crític de les pràctiques empresarials contemporànies. Comunicar i intercanviar informació amb els vostres companys de feina és la recepta de la productivitat. Tanmateix, de vegades una tasca en particular requereix experiència externa, que pot dificultar el flux de treball. És llavors quan plataformes com ClickUp poden ser útils.
En aquest article, us mostrarem com afegir convidats al vostre espai de treball ClickUp i cobrirem totes les opcions de gestió i compartició.
Com afegir convidats a ClickUp?
Amb cada pla de subscripció, desbloquegeu un nombre determinat de seients de convidats. La funció és ideal per col·laborar amb consultors que només requereixen accés a una tasca concreta al vostre espai de treball. Aquests usuaris tenen accés limitat a les dades, de manera que no podran veure res que no hagis compartit expressament amb ells. També podeu reconèixer els convidats pel petit quadrat taronja de la seva foto de perfil o avatar per evitar confusions.
Aprendre a afegir convidats a ClickUp és molt fàcil, gràcies a l'elegant disseny de la plataforma. El procés no només és bastant senzill, sinó que també ho podeu fer amb diferents sistemes operatius. Hi ha una aplicació d'escriptori disponible per a Mac i PC amb Windows i una versió mòbil per a iOS i Android. Tanmateix, no tots els lliuraments tenen les mateixes característiques, així que assegureu-vos de seguir llegint per obtenir més detalls.
A Mac
L'aplicació d'escriptori és fantàstica si necessiteu treballar fora de línia. Té menys funcions que la versió web, ja que aquesta s'actualitza amb més freqüència. Tanmateix, podeu gestionar fàcilment les tasques bàsiques, i això inclou afegir convidats a una funció concreta de l'espai de treball. A continuació s'explica com fer-ho:
- Inicieu l'aplicació ClickUp amb Finder o Launchpad.
- Cerqueu la tasca, la carpeta o la llista que voleu compartir amb l'usuari convidat.
- Feu clic als tres punts del costat dret per obrir el menú d'accions.
- Seleccioneu Ús compartit i permisos a la llista d'opcions.
- Apareixerà una finestra emergent. Escriviu l'adreça electrònica del convidat al quadre de diàleg per enviar una invitació.
- Trieu el permís preferit. Tens diverses opcions: visualitzar, només comentar, editar i crear.
A Windows 10
Pràcticament els mateixos passos s'apliquen a la versió de Windows 10:
- Inicieu l'aplicació fent doble clic a la icona de l'escriptori.
- Per compartir una llista amb un usuari convidat, feu clic a l'el·lipse al costat del títol a la dreta. Feu clic a Compartir i permisos i escriviu l'adreça de correu electrònic adequada.
- Per afegir convidats a una carpeta sencera, cerqueu-la al vostre tauler. Obriu el menú d'accions i aneu a Compartir i permisos. Envieu la invitació i configureu el permís desitjat.
- Per afegir un convidat a una tasca sencera, primer feu clic per obrir-lo. A la part superior de la pàgina, feu clic als tres punts horitzontals. A partir d'aquí, compartiu la carpeta enviant una invitació a un usuari convidat.
Nota: també hi ha una extensió de Chrome disponible al fitxer Chrome Web Store . A part de les operacions estàndard, podeu utilitzar-lo per adjuntar correus electrònics a les tasques de ClickUp. Funciona tant amb Gmail com amb Outlook.
A Android
Al principi, l'aplicació mòbil ClickUp va rebre crítiques dures. Els usuaris es van queixar que era poc brillant en comparació amb la contrapart d'escriptori, per no parlar de la versió basada en núvol. Tanmateix, les últimes actualitzacions van aportar una millora significativa, sobretot pel que fa al temps de resposta.
La versió nova i millorada per a dispositius Android es pot trobar a Google Play Store . Està disponible de forma gratuïta i funciona molt bé si necessiteu comprovar el vostre espai de treball mentre esteu en moviment.
com utilitzar les portes de ferro a Minecraft
Després d'haver iniciat sessió, podeu accedir a tots els vostres fitxers, carpetes, llistes i espais amb el vostre telèfon.
Malauradament, no el podeu utilitzar per afegir membres o convidats a les funcions de l'espai de treball. A partir d'ara, només serveix per comunicar-se amb els membres del vostre equip i fer un seguiment del flux de treball. Tant de bo, les futures actualitzacions incorporin funcions més avançades, però de moment, ateneu-vos a les versions d'escriptori.
A l'iPhone
Hi ha una versió per a iOS de l'aplicació disponible al Tenda d'aplicacions . Podeu obtenir-lo de manera gratuïta i mantenir-vos al dia mentre no esteu a l'ordinador.
Igual que la versió d'Android, no podeu convidar convidats a les funcions de l'espai de treball amb el vostre telèfon. Tanmateix, això no fa que l'aplicació mòbil sigui completament inútil. Encara podreu comunicar-vos amb els vostres companys de feina i fins i tot crear tasques noves. Pot ser molt útil si esteu en moviment però encara us heu de registrar amb el vostre equip.
Com gestionar els convidats a ClickUp?
Com a administrador, podeu gestionar tots els membres d'un espai de treball concret (inclosos els usuaris convidats) mitjançant la pàgina 'Persones' del tauler d'administració. Podeu canviar la configuració dels permisos del convidat, actualitzar-los a un membre o fins i tot eliminar-los completament de la funció.
A Mac
Si voleu que els vostres convidats tinguin accés a les tasques completades, podeu canviar-ne l'estat d'usuari. Un cop s'hagin fet membres, poden repassar el seu treball anterior encara que ja no estiguin involucrats activament amb l'espai de treball. A continuació s'explica com fer-ho:
- Obriu el menú Administrador fent clic al vostre avatar.
- Seleccioneu Persones de la llista d'opcions.
- Trobeu l'usuari que voleu gestionar. Desplaceu-vos per la llista de convidats o utilitzeu la funció de cerca a la part superior de la finestra.
- A la barra del costat esquerre, feu clic a la fletxa cap avall que hi ha al costat de Convidat. Seleccioneu un rol nou a la llista desplegable.
També podeu eliminar completament els usuaris convidats un cop hagin acabat el que s'han proposat fer:
- Aneu al menú Administrador > Pàgina Persones.
- Trobeu l'usuari a la llista de convidats.
- Feu clic als tres punts horitzontals a l'extrem dret de la pantalla.
- Seleccioneu Elimina de la llista d'opcions.
A Windows 10
Quan afegiu convidats a una tasca concreta, normalment configureu la configuració del permís de seguida. Per descomptat, de vegades, el seu nivell d'implicació canvia a mesura que el projecte continua. És possible que els necessiteu per participar de manera més activa deixant comentaris o editant els fitxers. Afortunadament, ClickUp us permet canviar el nivell d'autorització en qualsevol punt. A continuació s'explica com fer-ho:
- Obriu el menú d'administració fent clic al vostre avatar.
- Feu clic a la categoria Persones i localitzeu el convidat a la vostra llista.
- A Accés, feu clic a la carpeta, llista o tasca desitjada.
- Apareixerà una petita finestra emergent. Feu clic a la configuració actual del permís a l'extrem inferior dret.
- Seleccioneu una nova configuració de la llista desplegable.
Hi ha una altra manera de determinar quines funcions apareixeran a la vista de convidat. Si voleu concedir més accés a algú però no voleu que el vegitot, podeu utilitzar els vostres privilegis d'administrador per amagar-lo. Per exemple, funcions com ara el seguiment del temps, les estimacions del temps, els camps personalitzats i les etiquetes es poden ocultar als usuaris convidats, si així ho trieu. Aquí teniu el que heu de fer:
- Obriu la pàgina Persones al menú Administrador i localitzeu el convidat.
- A Permisos a l'extrem dret de la pantalla, veureu les funcions. Feu clic al símbol corresponent per ocultar o mostrar una característica concreta.
A Android (i iPhone)
Com s'ha esmentat, les versions mòbils estan limitades pel que fa a la gestió de convidats i membres. Tanmateix, hi ha altres accions que podeu fer per fer que l'aplicació valgui la pena:
- Crea tasques noves
- Actualitzar i editar tasques
- Col·labora amb els teus companys de feina i membres del personal
- Consulta la teva llista de tasques pendents
- Manteniu-vos al corrent mitjançant les notificacions push
Preguntes freqüents addicionals
Els convidats poden editar espais, carpetes o llistes de tasques?
Sí, si els doneu permís. Els convidats només poden fer el que els permeteu fer, la qual cosa pot garantir un dels següents:
com fer pública la vostra discòrdia
• Visualització: poden mirar les dades compartides.
• Comentari: poden afegir comentaris o aportacions, però no poden editar.
• Crear i editar: poden crear carpetes noves, inserir dades noves o fer canvis a les funcions existents.
Tanmateix, per accedir a la gamma completa de permisos, heu d'estar registrat en un pla de pagament. A més, només es poden convidar els convidats a funcions individuals de l'espai de treball, com ara llistes, carpetes o tasques. No els podeu afegir a tot l'espai de treball tret que s'actualitzin a l'estat de membre.
Què passa quan em quedo sense seients per a convidats?
Cada pla de pagament té una sèrie de seients per a convidats disponibles:
• Pla il·limitat: cinc places per a convidats per membre i dues més amb cada membre addicional de l'espai de treball.
• Pla d'empresa: 10 seients per a convidats per membre i n'obtindreu cinc més per cada membre de l'espai afegit.
• Pla d'empresa: el mateix nombre de convidats que el pla d'empresa, amb algunes opcions d'administració addicionals. Per exemple, podeu determinar qui té l'autoritat per convidar convidats o prohibir la funció per complet.
com afegir un joc d’origen al vapor
En poques paraules, cada vegada que afegiu un nou membre al vostre espai de treball, ClickUp us concedeix un altre seient de convidat. Tingueu en compte que l'esquema només es refereix als usuaris amb permisos disponibles. La plataforma us permet afegir un nombre il·limitat de convidats només de visualització, independentment del pla.
Sigues el nostre convidat
Els administradors de l'espai de treball poden afegir convidats a llistes, tasques i carpetes individuals amb només uns quants passos senzills. Atès que ClickUp és una eina de col·laboració bastant senzilla, no cal que estigueu ben versat per trobar-hi el camí. A més, amb el pla de subscripció adequat, podeu decidir el nivell d'accés per a cada usuari.
Si treballar fora de línia us manté més concentrat, podeu descarregar la versió d'escriptori tant per a macOS com per a Windows 10. Les aplicacions us permeten gestionar la vostra llista de convidats amb facilitat, ja que la interfície és gairebé idèntica a la versió en núvol. ClickUp mòbil, però, és una mica més restrictiu, però encara pot ser útil.
Utilitzeu ClickUp per a la gestió de projectes? Quines són les vostres experiències amb l'eina? Comenteu a continuació i digueu-nos si, de fet, hi ha una manera d'afegir convidats amb el vostre telèfon mòbil.
