Ho hem fet va mirar a les trampes d’utilitzar una aplicació de full de càlcul com Excel per emmagatzemar llistes de dades. Aquest enfocament pot semblar la millor solució al principi, però podeu tenir problemes per compartir aquestes dades amb diversos usuaris, validar el contingut o fins i tot navegar per les vostres dades. Per què? Perquè utilitzeu una eina que no ha estat dissenyada per fer la feina.
Ara considerarem un cas imaginari (però típic) d’una empresa que utilitza una llista basada en fulls de càlcul i veurem com es podria convertir en una aplicació de base de dades per superar aquests problemes.
Com s’escapen els llibres de treball
La nostra llista va començar com un simple registre de projectes realitzats per a clients. A mesura que l’empresa va créixer, també va créixer el nombre de clients, amb noms i dades de contacte afegits al llibre de treball. A més, es necessitava alguna manera de registrar el que feien diversos membres del personal en aquests projectes, de manera que es van afegir encara més dades a aquest llibre.
En aquest moment, l'enfocament del full de càlcul es va fer inviable: hi havia massa persones que intentaven mantenir-lo actualitzat, sovint al mateix temps. L’empresa va intentar instaurar una rotació, de manera que la gent es tornava per torns a l’hora d’actualitzar el llibre de treball, però això significava que algunes tasques s’oblidaven abans de registrar-les.
Al final, la gent va crear els seus propis quaderns de treball per fer un seguiment de les seves tasques, de vegades recordant copiar les dades al llibre principal al final de la setmana. Els empleats van desenvolupar la seva pròpia taquigrafia per a aquests llibres i alguns van canviar el format i l'ordre de les columnes per adaptar-los a la seva forma de treballar. Copiar aquestes dades al llibre principal va resultar en un horrible embolic.
Pot ser un exemple inventat, però he vist totes aquestes pràctiques a la vida real. Vegem de prop alguns dels problemes que planteja aquest mètode de treball.
Un munt de problemes
Podeu veure el primer full del nostre full de càlcul imaginari. La primera columna detalla el nom del projecte al qual fa referència cada entrada. Alguns d’aquests noms són llargs, de manera que el personal pot haver estat temptat d’utilitzar abreviatures; Com a resultat, s'han introduït errors tipogràfics. Això fa que sigui difícil lligar quines tasques pertanyen a quin projecte. La solució no ha de ser difícil: podeu escollir un nom curt per a cada projecte en què tots estiguin d’acord o donar un número d’identificació a cada projecte i traduir-lo automàticament al nom del projecte.
Hi ha un problema similar amb la columna Iniciada. Algunes cel·les contenen una data, però d’altres només enregistren un mes, i un o dos registres només diuen que sí. Excel és compatible amb la validació de dades, de manera que és possible assegurar-se que les cel·les concretes sempre continguin dades d’un tipus concret, però quan es desenvolupa un full de càlcul de manera ad hoc poques vegades s’utilitza.
En aquest moment, l'enfocament del full de càlcul es fa inviable: hi havia massa gent que intentava mantenir-lo actualitzat
No tindreu aquest problema en una aplicació de base de dades, ja que el tipus de dades del camp es corregirà des del principi. Si no sabeu la data exacta en què van començar els treballs, podeu utilitzar el primer del mes o l’1 de gener si només coneixeu l’any. Si el projecte encara no s’ha iniciat, és possible que deixeu el camp en blanc (un valor NULL en termes de base de dades). Si sabíeu que el projecte s’havia iniciat però no sabíeu quan, podeu utilitzar una data que normalment no seria possible per a les vostres dades, com ara l’1 / 1/1900. Immediatament es fa fàcil ordenar els projectes i obtenir una visió cronològica de l'activitat.
Un desafiament més subtil es presenta a la columna anomenada Client. Les entrades d’aquesta columna no estan enllaçades amb cap altra cosa del llibre, però hi ha una llista de clients al full 1, que probablement és a què fa referència. Emmagatzemar diverses llistes dels mateixos elements, referits per noms diferents, és confús. Heu d’aclarir el nom i establir un nom inequívoc per a aquesta entitat: són clients o clients?
La columna Estat és una altra de les quals no hi ha hagut cap validació, de manera que la gent ha tornat a optar per escriure el que vulgui. Seria millor establir una llista curta de tots els valors admissibles.
El segon full, el full 1, és tan problemàtic. Per començar, el nom del full no és descriptiu. El que realment conté és una llista encapçalada per clients, però no té el format d'una taula a Excel: l'adreça es troba en un camp, cosa que limita la possibilitat d'utilitzar les eines integrades d'Excel per cercar-les o ordenar-les. Per exemple, podeu filtrar les adreces que contenen Cardiff, però els resultats també inclourien les de Cardiff Road a Newport.
Pel que fa a les adreces, el millor enfocament és utilitzar camps separats per al codi postal, el comtat, la ciutat i el carrer (tot i que la informació sobre els comtats és opcional per a les adreces del Regne Unit; vegeu Cap comtat, si us plau, som britànics). El carrer ha de contenir tot allò que no es troba a les altres parts de l’adreça.
Hi ha un camp de contacte, que també presenta problemes. Quan tenim diversos contactes dins d'una empresa amb un sol client, tots els seus noms s'han inclòs en aquest camp, amb els seus números de telèfon i adreces de correu electrònic de manera similar a la resta de camps. Separar-los serà difícil, sobretot si hi ha tres noms al camp de contacte, però només dos números de telèfon.
La columna final d’aquest full s’encapçala Darrer contacte: se suposa que els empleats l’actualitzen cada vegada que entren en contacte amb un client. Atès que aquesta informació és una cosa extra que l’empresari recorda i no hi ha cap garantia, sobretot perquè està oculta en un segon full, no és fiable. Això és realment una cosa que l’ordinador hauria de fer un seguiment automàtic.
Finalment arribem als fulls de Tasques, on es detallen les tasques i comentaris de cada treballador. No s’anomenen de manera coherent i no contenen les mateixes columnes en el mateix ordre. Tot i que té sentit que els usuaris individuals introdueixin les seves dades en els seus propis fulls, la manca de coherència dificulta la recopilació i l’anàlisi de les dades. Quan un gerent vol veure quina feina s’ha fet en cada projecte, per exemple, totes les tasques s’han de copiar a mà dels fulls individuals en una llista abans de poder ordenar-les i informar-ne.
Construint la vostra base de dades
Ordenar aquests problemes trigarà una mica de feina, possiblement uns quants dies. Com que probablement els usuaris hauran de continuar utilitzant el sistema antic mentre en construïm un de nou, el millor és fer una còpia dels llibres de treball existents per treballar. Això vol dir que voldrem documentar tots els passos per convertir les dades, de manera que puguem tornar a fer-ho ràpidament quan arribi el moment de canviar al nou sistema.
El primer que heu de fer és netejar les dades del vostre llibre de treball d'Excel. L’ús de Cerca i reemplaçament us pot ajudar i heu de suprimir qualsevol columna o fila que no contingui dades (excepte la fila de capçalera de columna, que s’ha de conservar). Afegiu una columna d'identificació a cada full, a la columna A, i empleneu-la amb números incrementals escrivint 1 a la primera cel·la, seleccionant a la part inferior de les dades (Maj + final, avall) i després utilitzant l'ordre Omplir (Ctrl + D ). Creeu una llista mestra de noms de projecte i, on es registri un nom de projecte, utilitzeu la funció VLookup () per confirmar el seu número d’identificació mestre; si no hi ha cap número, hi ha incoherències a les vostres dades.
Un cop netes les dades, és hora de dissenyar una nova base de dades per conservar-les. Utilitzarem Access 2013, perquè en el nostre exemple teòric està disponible per a tots els nostres usuaris mitjançant la nostra subscripció a l’Office 365. Quan creeu una nova base de dades Access, podeu triar-la com a aplicació web Access o com a base de dades Access Desktop. Les aplicacions web tenen una interfície simplificada i només es poden utilitzar si teniu Office 365 amb SharePoint Online o SharePoint Server 2013 amb Access Services i SQL Server 2012. Utilitzarem la base de dades d’escriptori tradicional, ja que ofereix més opcions i un major control sobre la Experiència d'usuari.
Seleccioneu aquesta opció per crear una nova base de dades d'escriptori i anomenar-la: Access crea una taula nova anomenada Taula 1 i us situa a la vista de disseny amb una columna anomenada ID. Aquí podeu dissenyar les taules que necessiteu a la vostra base de dades. Totes les taules haurien de tenir un camp d’ID (un enter incremental automàticament), però per evitar confusions és millor donar-li un nom més descriptiu. A la taula Projectes seria ProjectID, CustomerID a la taula Clients, etc.
Podeu definir el tipus de dades per a cada columna creada i heu de donar un nom a cada columna i establir qualsevol altra propietat i format que correspongui al camp. Igual que amb el camp ID, assegureu-vos que els noms de les columnes facin evident quines dades haurien d’anar al camp, de manera que, per exemple, utilitzeu ProjectName en lloc de només Name, DueDate en lloc de Due. Podeu utilitzar el botó Nom i subtítols de la cinta per crear un títol abreujat i el nom explícit. Podeu utilitzar espais als noms de les columnes, però els haureu d’envoltar de claudàtors quan escriviu consultes i informes.
Tot i que té sentit que els usuaris introdueixin les seves dades en els seus propis fulls, la manca de coherència dificulta l’anàlisi
Establiu el format de les columnes com PercentageComplete a Percentatge i les dates a Data curta, i també la longitud màxima dels camps de text a un valor raonable, o tots tindran una longitud de 255 caràcters. Recordeu que algunes paraules (com ara Data) estan reservades, de manera que no les podeu utilitzar com a noms de columna: utilitzeu TaskDate o alguna cosa més descriptiu.
Quan es tracta de columnes on vulgueu cercar un valor en una altra taula (com ara la columna Client de la taula Projectes), definiu aquestes altres taules a Access abans d'afegir la columna de cerca. Quan es tracta d’estat, l’opció més senzilla és escriure només els valors que es mostraran a la llista desplegable, però això dificulta afegir o editar la llista de valors possibles més endavant. A no ser que tingueu en compte una llista curta on és probable que no canviïn els possibles valors (com ara un camp que registri el sexe d'algú), és millor crear una altra taula per a entrades com ProjectStatus. Això us permet afegir fàcilment opcions addicionals a la llista en un futur sense cap canvi de programació.
Millores
Mentre dissenyem la nostra base de dades, podem implementar millores respecte a l’antiga manera de fer les coses basada en fulls de càlcul. Una de les queixes que tenien els nostres usuaris amb els seus llibres de treball d'Excel era que cada tasca contenia només una cel·la per fer comentaris i, de vegades, necessitaven fer més d'un comentari sobre una tasca, o bé, el supervisor havia de fer un comentari sobre una tasca i després l'usuari. respon a això. Emmagatzemar-ho tot en una sola cel·la feia difícil veure quan i per qui es feien comentaris. Podem fer-ho millor creant una taula separada per als comentaris, enllaçada a la taula Tasques. D’aquesta manera, cada tasca pot tenir tants comentaris com sigui necessari, amb camps separats per a la data, el nom d’usuari i el text de cadascuna.
Una altra millora que podem fer és establir entrades com ProjectStatus perquè es mostrin en un ordre concret, en lloc de alfabèticament; per exemple, és possible que vulgueu que Completed vagi al final de la llista. Per fer-ho, afegiu una columna DisplayOrder i utilitzeu-la per ordenar la llista de cerca. No tingueu la temptació d’utilitzar el camp d’identificació; amb això, els registres nous només podrien anar al final de la llista.
Per garantir que les nostres dades estiguin netes, podem marcar els camps que l’usuari ha d’emplenar com a obligatoris i afegir validació per garantir que les dades introduïdes estiguin en el formulari correcte. Podeu fer la vida més fàcil establint valors predeterminats assenyats: el camp Data de comentari de la taula de comentaris podria tenir el valor predeterminat establert a = Data (), que automàticament la definirà a la data d’avui sempre que es creï un comentari nou. Podeu utilitzar la validació juntament amb una columna retirada en una taula (un booleà) per evitar que els usuaris afegeixin registres nous amb valors específics. Això us permet mantenir valors històrics que abans eren vàlids, però que ja no s’utilitzen. Totes aquestes funcions es poden trobar a les Eines de taula | Pestanya Camps a la cinta o a la Propietats del camp a la vista de disseny de taules.
Importació de les vostres dades
Un cop configurades les taules, podeu utilitzar les dades externes | Importa i enllaça | Feu clic al botó Excel de la cinta per afegir les dades del vostre llibre de treball d'Excel a les taules de la base de dades Access. Feu una còpia de seguretat de la base de dades d'Access en blanc abans de començar, per si res no funciona, i comenceu per omplir les taules petites a mà, si cal. Feu una altra còpia de seguretat un cop fet això, de manera que pugueu tornar a aquest punt si alguna cosa surt malament en els passos següents.
Ara importeu les taules principals que no depenen de cap altra taula, com ara els clients, abans d’acabar amb les taules que tenen relacions, com ara Projectes i tasques. Si reorganitzeu i canvieu el nom de les columnes del vostre llibre de treball d'Excel perquè coincideixin amb els camps de la base de dades Access el més a prop possible, no hauríeu de tenir cap dificultat per importar les dades. Recordeu que anoteu tot el que feu per repetir-lo més endavant si necessiteu tornar a convertir les dades.
Un cop importades les dades, les taules de la Visualització de fulls de dades haurien de funcionar de la mateixa manera que ho feien els fulls de treball d'Excel, però amb una validació, cerca i ordenació de dades molt millors. Si ho desitgeu, ara podeu començar a dissenyar formularis i informes nous basats en aquestes dades: per exemple, un formulari principal / detallat per a projectes pot mostrar les dades d’un projecte a la part superior del formulari i una quadrícula de tasques per a això projecte a la part inferior.
També podeu configurar un formulari Les meves tasques que enumeri totes les tasques pendents de l'usuari actual i un informe de Tasques vençudes que enumeri totes les tasques pendents de tots els usuaris que hagin superat la data de venciment.
No hi ha comtats, si us plau, som britànics
Si deseu adreces a la base de dades, és important entendre quina informació necessiteu realment. Tot i que la informació del comtat pot ser útil per a la comercialització (i pot ser necessària per a algunes adreces a l’estranger), ja no s’utilitza oficialment a les adreces del Regne Unit.
com desactivar el mode d'incògnit al telèfon
El motiu és que les adreces postals del Regne Unit es basen en el concepte de ciutat de correus, on s’envien i s’ordenen les publicacions abans que es lliurin a casa. No totes les ciutats o pobles són servits per ciutats de correus del mateix comtat (per exemple, Melbourn (a Cambridgeshire) rep el seu correu a través de Royston (a Hertfordshire)), de manera que especificar un comtat a l’adreça no ajuda necessàriament a ningú.
Per evitar confusions, l'oficina de correus va deixar d'utilitzar comtats en adreces el 1996, basant-se en la informació del codi postal i, per al 2016, té previst eliminar els noms dels comtats del fitxer de dades d'àlies amb informació d'adreça addicional. Per tant, si incloeu un comtat en una adreça del Regne Unit, simplement s’ignorarà.
